¿Qué dice la ley sobre los viáticos y cómo asegurarte de recibirlos correctamente?

Conoce los requisitos del SAT para deducir viáticos y evita errores al comprobarlos

Cuando viajas por motivos laborales, ya sea para cerrar un trato, supervisar una operación o asistir a una capacitación, es justo esperar que la empresa cubra los gastos relacionados con el viaje. Pero ¿qué dice la ley sobre los viáticos?, ¿cómo deben pagarse?, ¿cuáles son los requisitos para que sean deducibles?, y sobre todo, ¿cómo puedes asegurarte de que los recibas correctamente y sin complicaciones?

Este blog responde a todas esas preguntas, tanto si eres empleado como si eres responsable de un área de administración o recursos humanos.

¿Qué son los viáticos?

Los viáticos son los recursos económicos que una empresa otorga a un colaborador para cubrir los gastos relacionados con viajes de trabajo. Estos pueden incluir:

• Transporte (avión, autobús, taxis, gasolina)
• Hospedaje
• Alimentos y bebidas
• Peajes y casetas
• Otros gastos necesarios durante el viaje (como estacionamientos, internet, pases, eventos, etc.)

Los viáticos pueden entregarse de forma anticipada, durante o después del viaje, y pueden ser reembolsables (cuando el trabajador paga y luego solicita el pago) o comprobables con factura (cuando se paga con tarjeta o vale corporativo).

¿Qué dice la ley en México sobre los viáticos?

En México, el tratamiento fiscal de los viáticos está regulado principalmente por:

1. Ley del Impuesto sobre la Renta (ISR)

El artículo 28 de la Ley del ISR establece que los viáticos pueden ser deducibles siempre que:

• Estén relacionados directamente con la actividad de la empresa.
• Se otorguen a empleados o prestadores de servicios independientes.
• Sean comprobados con factura electrónica (CFDI) a nombre de la empresa.
• Se cuente con una constancia del viaje, especificando lugar, fecha y motivo de viaje.
• Los gastos se realicen fuera del lugar habitual de trabajo.
• El monto diario no exceda los límites establecidos por el SAT (por ejemplo, $750 MXN para alimentación nacional y $1,500 MXN en el extranjero).

2. Reglamento del ISR y Reglas Misceláneas del SAT

Estos documentos complementan lo anterior y detallan procedimientos para la comprobación, los plazos para entregar facturas (normalmente dentro de los 30 días posteriores al viaje), y los requisitos para hacer válidos los viáticos ante el SAT.

3. Ley Federal del Trabajo (LFT)

Aunque la LFT no establece montos específicos, sí considera que los viáticos son una obligación patronal cuando se solicitan servicios fuera del lugar de trabajo. No deben ser descontados del salario ni representar una carga económica para el trabajador.

¿Cómo deben entregarse y comprobarse los viáticos?

Para que los viáticos no generen problemas ni para la empresa ni para el colaborador, deben cumplirse ciertos pasos:

1. Anticipos con control: Si la empresa otorga un anticipo, debe llevar un control claro del monto entregado y de los gastos realizados, con comprobantes que respalden cada gasto como facturas timbradas a nombre de la empresa.
2. Uso de medios electrónicos: El uso de tarjetas corporativas y/o plataformas empresariales permite llevar un registro detallado de gastos, realizar depósitos y dispersiones, obtener facturas y limitar el uso del recurso a comercios específicos o regular los montos otorgados.
3. Facturación oportuna: Es clave que los colaboradores pidan CFDI válidos a nombre de la empresa, con RFC correcto, concepto claro y fecha dentro del periodo del viaje. De no contar con este documento, no se podrá hacer la comprobación de gastos ante el SAT.
4. Políticas internas: Las empresas deben tener una política clara de viáticos, con topes por día, destino o motivo de viaje; proceso detallado de solicitud, aprobación, dispersión y comprobación; listado de gastos autorizados y fechas límite para la solicitud de viáticos y entrega de comprobantes.

¿Qué pasa si no se comprueban los viáticos?

Si un viático no se comprueba correctamente:

• Para la empresa: pierde la deducibilidad fiscal, lo que implica pagar más impuestos.
• Para el trabajador: el SAT puede considerar ese ingreso como parte de su salario, generando una carga impositiva adicional.

Por eso, lo ideal es digitalizar el proceso y utilizar herramientas tecnológicas que faciliten la comprobación, como plataformas de dispersión de pagos y tarjetas controladas. Toka Connect es una plataforma de dispersión de viáticos y gastos empresariales fácil de utilizar, con una tarjeta Mastercard para cada persona de tu empresa.

¿Cómo asegurarte de recibirlos correctamente?

Tanto si eres empleado como si gestionas una empresa, estos consejos te ayudarán a garantizar el pago correcto de viáticos:

1. Solicita o entrega viáticos por medios electrónicos.
2. Conserva todas las facturas electrónicas y recibos.
3. Usa tarjetas empresariales.
4. Evita pagar en efectivo siempre que sean pagos relacionados con el viaje o el presupuesto asignado.
5. Entrega tus comprobantes dentro del plazo que marca la política interna o el SAT (máximo 30 días).
6. Revisa las políticas de viáticos de tu empresa para conocer tus derechos y obligaciones.
7. Asegúrate de que las facturas estén a nombre de la empresa y con el RFC correcto.

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